E-REFERENCE

Oleh : Zamrud Mufida

LATAR BELAKANG

Alternatif aktual dalam memperoleh sumber informasi sudah mengalami perkembangan secara mutakhir. Informasi berbentuk cetak ( paper-based ) yang kita kenal dalam perpustakaan tradisional sepertinya mulai diabaikan, saat ini telah tersedia pilihan berwujud informasi secara elektronik. Beragam sumber daya informasi yang terkomputerisasi telah di daur ulang oleh bidang teknologi khususnya dinegara maju. Bahkan sebagian dari produk informasi yang disajikan hanya dalam bentuk elektronik dengan sistem akses dan temu kembali dalam waktu singkat, menjadikan akses informasi elektronik sebagai satu alternatif yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi.

Pandangan dari Krikelas ( 1983) dikutip dari Sri Purnomowati, 2008, ”kebutuhan informasi adalah pengakuan tentang adanya ketidakpastian dalam diri seseorang yang mendorong seseorang untuk mencari informasi. Dalam kehidupan yang sempurna, kebutuhan informasi (information needs) sama dengan keinginan informasi (information wants), namun pada umumnya ada kendala seperti ketiadaan waktu, kemampuan, biaya, faktor fisik, dan faktor individu lainnya, yang menyebabkan tidak semua kebutuhan informasi menjadi keinginan informasi. Jika seseorang sudah yakin bahwa sesuatu informasi benar-benar diinginkan, maka keinginan informasi akan berubah menjadi permintaan informasi (information demands)”.

Indikasi tersebut menunjukkan bahwa segala upaya yang telah dilakukan oleh penyedia informasi selama ini belum menunjukkan hasil yang menggembirakan. Layanan informasi yang disediakan kelihatannya belum dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna informasi (information demands) kecil. Sesuai teori di atas, kecilnya permintaan informasi bukan berarti kecil pula kebutuhan informasinya, tetapi ada kemungkinan bahwa karena berbagai faktor, kebutuhan informasi tidak berubah menjadi permintaan informasi. Kemungkinan lain, permintaan informasi yang muncul sudah terpenuhi dari sumber lain. Hal ini didukung oleh maraknya teknologi informasi terkini yaitu teknologi internet sehingga komunikasi dengan sesama ilmuwan ataupun pencarian literatur dapat dilakukan dengan lebih mudah dan intensif. Menurut Nicholas (1996) menyatakan bahwa informasi mempunyai 5 fungsi, yaitu:

1). Fungsi fact finding yaitu informasi yang dibutuhkan seseorang untuk menjawab pertanyaan tertentu;

2). Fungsi current awareness yaitu informasi yang dibutuhkan seseorang agar dapat mengikuti perkembangan
mutakhir;

3). Fungsi riset yaitu seseorang membutuhkan informasi dalam bidang tertentu secara lengkap dan mendalam;

4). Fungsi briefing yaitu informasi yang dibutuhkan seseorang mengenai topik tertentu secara ringkas dan
sepintas;

5). Fungsi stimulus yaitu informasi yang dibutuhkan seseorang untuk merangsang ide-ide baru.

Upaya mendapatkan kebutuhan informasi, pengguna akan mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Proses penelusuran informasi akan melibatkan pemanfaatan sarana atau media sebagai alat penelusuran informasi, pengguna dalam menelusur informasi akan memilih cara atau strategi yang dianggap lebih efektif, sebagaimana dikemukakan oleh Denis McQuail : “ Setiap individu mengumpulkan kemungkinan-kemungkinan sumber informasi, kemudian menilainya, dan menetapkan pilihan sumber mana yang akan dipakai “ (McQuail, 1985;93). Dalam proses komunikasi massa yang berkaitan dengan industri informasi, Denis McQuail mengatakan : “Ada 2 aspek yang perlu dipertimbangkan : 1. aspek ekonomi dan 2. aspek teknologi. Aspek ekonomi diperlukan karena untuk kepentingan menghemat biaya, mengurangi konflik dan menjamin adanya kesinambungan serta pemasokan yang memadai. Sedangkan aspek teknologi sangatlah jelas efeknya, yaitu berkaitan dengan kecepatan, fleksibilitas, dan kapasitas yang lebih tinggi “ (McQuail, 1989;168).

Proses akses informasi elektronik dalam layanan penelusuran informasi yang mengacu pada kecepatan, fleksibilitas, dan kapasitas yang lebih tinggi untuk pemenuhan kebutuhan informasi pengguna dapat terlihat dalam layanan e – reference singkatan dari electronic reference, dalam hal ini arti kata istilahreference yaitu menunjuk kepada, menyebut (Echols, 2000) ini biasanya diikuti oleh suatu aktifitas yang didukung oleh perangkat elektronik atau secara online serta umumnya dengan menggunakan internet, Misalnya: e-book, e-jurnal, e-libry, digilib, e-commerce, e-government, e-business, e-health, e-law, dll. ( http://www.total.or.id/info.php?kk=data%20library).

Merunut beberapa pendapat diatas, bahwa dalam meningkatkan hasil penelusuran informasi harus ada kesinambungan antara pengelola informasi dengan pengguna, dalam menentukan strategi pemilihan sumber informasi yang akan dimanfaatkan dalam layanan penelusuran informasi. Berkaitan dengan pemilihan terhadap sarana penelusuran informasi tersebut maka layanan yang mungkin dapat digunakan berupa layanan e-reference yang merupakan alternatif terbaik, dalam hal ini mempunyai beberapa karakteristik yang berbeda dengan media online lainnya. E- reference baik secara online maupun offline memiliki kemampuan akses yang tinggi, akses informasi yang dimuat relatif lebih banyak, serta tingkat akurasi informasi tinggi.

Adanya perkembangan teknologi informasi secara global, berkembang secara bersamaan pula sarana dan media informasi yang mempunyai fasilitas kecanggihan teknologi yang dapat diandalkan dalam penyediaannya. Dapat kita lihat dengan mudah perkembangan penggunaan fasilitas dan sarana internet / komputer dengan aplikasi e - reference yang handal untuk mendapatkan sumber informasi akurat dengan cepat dan tepat guna. E - reference sebagai media yang mampu menyediakan data dan sumber informasi terkini dan akurat karena tersambung pada sebuah jaringan global ataupun database tersendiri yang dapat kita langgan maupun yang kita buat dari local content (milik sendiri). Seperti yang dikutip dari Pendit, (2006) ”dikaitkan dengan kehadiran teknologi jaringan komunikasi dan informasi yang hampir sepenuhnya digital serta keberadaan dan institusionalisasi kelompok sosial dalam bentuk jaringan sebagai konfigurasi utama”. Dan budaya jaringan yang dinyatakan oleh Terranova (2004) bahwa ”Informasi bukanlah semata-mata domain fisik dan juga bukan semata-mata konstruksi sosial. Informasi bukan hanya isi dari sebuah tindak komunikasi, bukan sebuah entitas tak-berbentuk (immaterial) yang akan mengambil alih dunia nyata, melainkan sebuah reorientasi bentuk-bentuk kekuasaan dan mode-mode resistensi yang spesifik/unik. Di satu sisi ia merupakan sebuah resistensi terhadap bentuk-bentuk kekuasaan informasional, karena bentuk-betuk kekuasaan itu mengandung teknik manipulasi dan pengekangan (containment) terhadap virtualitas sosial. Di sisi lain ia mensyaratkan keterlibatan kolektif dengan potensi dari arus informasi ketika arus ini menggantikan kultur dan membantu manusia melihatnya sebagai tempat bagi sebuah reinvention (penemuan kembali) kehidupan”.

Sebagai satu contoh layanan e – reference yaitu layanan e - jurnal, dalam perkembangan e-jurnal di Indonesia telah disadari bahwa pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memerlukan penguasaan kemampuan menggunakan mereka. Pada tingkat nasional, Perpustakaan atau pusat informasi yang dapat memberi layanan informasi ilmiah kepada masyarakat ilmiah atau pengguna sebagaimana umumnya, mempunyai peranan yang penting untuk mempercepat pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Riset dan komukasi ilmiah tergantung akses yang terus menerus terhadap ilmu pengetahuan pada masa sebelumnya. Sebelum kedatangan jurnal elektronik, Perpustakaan penelitian melanggan jurnal tercetak, menyediakan akses, dan melestarikan sumber-sumber bibliografis ini dalam dukungan penelitian yang berkelanjutan, pengajaran, dan kebutuhan pembelajaran dari komunitas utama mereka. Pengantar dari jurnal elektronik telah merubah komunikasi ilmiah dalam cara-cara yang luarbiasa.

E - jurnal memungkinkan penyebaran hasil penelitian lebih cepat, menyediakan akses hyperlink terhadap publikasi yang dikutip, dan menjelaskan teks dengan gambar, file suara, dan video, seperangkat data dan software, tetapi e - jurnal juga menciptakan suatu dilema bagi Perpustakaan yang saat ini akses lisensi lebih baik daripada memiliki jurnal yang mereka langgan. Menurut Google, definisi e - jurnal pada web adalah kependekan dari elektronik jurnal. Mereka adalah jurnal full teks yang ditampilkan di internet. (Budi, 2008).

Dengan demikian akan lebih banyak data serta sumber informasi yang mudah didapat melalui media tersebut, semakin hari semakin banyak pengguna menelusur informasi dengan memanfaatkan layanan e - reference. Hal ini membawa pengaruh pada pengguna perpustakaaan yang dulunya hanya mengandalkan koleksi yang ada diperpustakaan tersebut, menjadi tertarik pada perilaku mereka dalam menelusur informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Tak pelak saat ini layanan e - reference semakin mewabah dan menjadi bagian dari gaya hidup masyarakat pengguna perpustakaan. Oleh karena itu perlu digaris-bawahi bahwa saat ini keberadaan layanan e - reference semakin berpengaruh pada gaya hidup masyarakat dan lebih jauh mempengaruhi perilaku mereka dalam menelusur data serta sumber informasi.

Pengaruh pesatnya perkembangan teknologi internet bagi perpustakaan mempunyai peranan penting dalam mengelola, menyediakan dan menyebar-luaskan sumber-sumber informasi. Keandalan perpustakaan sebagai penyedia informasi semakin menjadi beban yang patut dipertanyakan. Apakah perpustakaan mampu mengimbangi keandalan layanan e - reference dalam menyediakan informasi. Satu dari beberapa nilai lebih yang dimiliki oleh sumber-sumber informasi yang disediakan oleh perpustakaan adalah informasi yang ada lebih terseleksi dan mungkin lebih terfokus. Sebaliknya informasi yang diperoleh dari media internet akan jauh dari pengawasan. Seperti yang diketahui informasi yang ada di internet sifatnya lebih luas, sehingga jenis informasi yang layak untuk diterima tersedia pada layanan e - reference.

“Berbagai jurnal diterbitkan dalam edisi elektronik disamping edisi cetak, dan beberapa produser terus mencari cara – cara untuk melahirkan publikasi elektronik baru dan kompetitif. Penyediaan jurnal online (electronic journal) tumbuh dengan cepat. Berdasarkan suatu survey yang dilakukan pada tahun 1995, dilaporkan bahwa terdapat lebih dari 100 judul jurnal yang diterbitkan secara elektronik dalam bidang science, technology and medicine (STM). Bahan-bahan yang selama ini tergolong dokumen unpublished dan sulit untuk diperoleh, saat ini banyak yang disajikan untuk umum melalui internet” (Siregar, 2004 ).

Arus perkembangan sains dan teknologi saat ini sangat pesat sehingga informasi seyogyanya dikelola secara efisien agar penyebaran informasi tersebut tepat guna dan tepat sasaran. Hal inilah yang mengharuskan perpustakaan lebih merespon akan kebutuhan dan keinginan penggunanya dalam mencari dan mendapatkan data serta sumber informasi terkini melalui perpustakaan. ”Pustakawan dengan cepat telah mengadopsi teknologi ini dan menggunakan internet guna memenuhi kebutuhan pengguna. Ketersediaan e-mail dan layanan Web telah mengarah kepada pengembangan layanan reference digital yang telah menjadi faktor yang signifikan untuk adaptasi dari internet ke layanan reference”. (Ozkaramanh,2005). Namun teknologi internet juga merupakan masalah dalam layanan e-reference. ”Komunikasi dengan menggunakan internet memerlukan waktu yang lama karena segalanya harus diketik, kadang – kadang terjadi banyak pengguna yang meminta layanan dalam waktu yang bersamaan, dan interface dari layanan e-reference tidak ramah (not user-friendly)” dikutip dari Shaw, 1996 ; Kawakami, 2003.

Fenomena yang mencuat tersebut semakin dirasakan pula pada perpustakaan lembaga pendidikan tinggi. Berkenaan dengan lembaga yang berada di lingkungan pendidikan maka perpustakaan bertanggung jawab terhadap penyediaan bahan dan sumber informasi pendidikan serta penyebaran informasi yang selalu up to date (terbaru) di lingkungan pendidikan tinggi. Untuk itu perpustakaan sebagai komponen dalam lembaga pendidikan tinggi sebagai tempat berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta semakin banyaknya sumber informasi harus selalu mampu menjembatani arus perkembangan tersebut melalui pembaharuan sistem layanan yang ada dalam manajemen / organisasi lembaga perguruan tinggi. Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya sebagai perguruan tinggi selalu berusaha meningkatkan mutu pendidikan tinggi di lingkungannya, perlu mengoptimalkan sarana dan fasilitas penunjang kegiatan akademik.

Penyebaran dokumen informasi merupakan satu dari beberapa tugas utama suatu bidang jasa informasi. (“Dokumen pada dasarnya adalah informasi terekam. Kalimat mencatat, menyimpan, memelihara, mengelola, menyediakan dan melayani pemberian informasi hanya bermakna kalau yang dibicarakan adalah informasi yang terekam. Kebebasan memperoleh informasi mengandung pemahaman seluruh peradaban modern hanya dapat terwujud jika dilandasi oleh rekaman - rekaman yang teratur.” (Pendit, 2006).